La implementación exitosa de un ERP (software de Planificación de Recursos Empresariales) es una decisión muy importante dentro de las empresas y negocios, cuya adaptación dependerá del ajuste eficiente y la capacidad de cubrir todas las necesidades que presentan como empresa, así como la de sus clientes.
Para este año 2023, como una de las prioridades más importantes, se ubica la adopción e implementación de un ERP, como parte de la transformación digital de las empresas. El estudio ERP Report de Panorama Consulting Solutions ha demostrado que un 95% de empresas, han generado mejoras en sus procesos luego de la implementación de un ERP.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, se consideran como la columna vertebral de las empresas y negocios modernos, ya que permiten aumentar la productividad, eficiencia de los recursos, reducir costos, mejorar la competitividad, ofrecer un excelente servicio al cliente e inmediatez en la toma de decisiones.
A continuación, definiremos 5 pasos para la implementación exitosa de un ERP:
Identificar las necesidades y objetivos de la empresa
Es importante que se identifiquen todas las necesidades en las áreas de su empresa o negocio, los puntos que se quieren mejorar y las tareas que se deben optimizar.
Junto con su personal, se debe hacer un diagnóstico de la situación actual y definir los objetivos reales a los cuales se quiere llegar. Examinando cómo la implementación de un software ERP, puede satisfacer esas necesidades y estimar el alcance en los indicadores claves de la empresa.
Esta acción, es esencial para lograr una implementación exitosa, debido a que el ERP será una parte integral de su empresa o negocio, que lo ayudará a funcionar de manera más eficiente.
Analizar los datos existentes y determinar la información necesaria
Debe de garantizar el cambio o migración de toda su información hacia el software ERP, ya que esto significa el manejo de todas las operaciones.
Permitiendo una integración de la data de manera progresiva, siendo el paso más delicado, el cual debe ser realizado por personas expertas en esta área.
Algunos de los consejos a tomar al momento de realizar este paso son:
- Verificar los datos y depurarlos.
- Verificar la integridad de los datos.
- Hacer la entrega de toda la información (base de datos), al proveedor del software.
Seleccionar el software e implementar la solución
La elección de un software, es la pieza vital y más importante dentro de la implementación de un ERP.
De las necesidades que puede cubrir en el presente y el futuro, los beneficios, funcionalidades compatibles, acompañamiento y seguimiento, dependerá el éxito de la implementación.
La fase de pruebas le permitirá que el ERP funcione de manera correcta, incluyendo la integración de la base de datos, los elementos de cada área y departamento, garantizando una transición con asistencia durante la implementación y después de ella, acompañándolo en todo el proceso.
Entrenar a los usuarios, sobre el uso de la solución
Debido al gran impacto que generan los cambios internos dentro de las empresas o negocios, es muy importante que todos los colaboradores estén notificados, para que sean capacitados sobre el uso de la nueva herramienta y comunicarles con claridad cómo esta solución mejorará los procesos.
Organizar y facilitar la inducción del equipo de trabajo hacia el funcionamiento del ERP, conociendo sus características y procedimientos para un mejor uso por parte de todos. Este proceso debe de optimizarse en el tiempo, ofreciendo oportunidades de retroalimentación y soporte técnico cuando lo necesiten.
Monitorear el desempeño del software ERP
Para asegurarse del funcionamiento exitoso de su ERP, es importante llevar un seguimiento, realizando todos los ajustes necesarios para la transición.Y visualizando con claridad los beneficios que genera, obteniendo los resultados producto del uso de la herramienta.
Extra: Buenas prácticas en la implementación exitosa de un ERP
- Designar responsables del proceso.
- Organizar las inducciones del sistema a los usuarios antes y durante de la implementación.
- Dotar al nuevo software de todos los datos, para realizar la migración de manera adecuada.
- Disponibilidad para llevar a cabo las pruebas y reducir posibles incidencias.
Es el momento idóneo, para que aquellas pequeñas, medianas y grandes empresas que aún no cuentan con un software para la gestión administrativa o contable, lleven sus procesos a otro nivel.
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